Zarządzanie projektami, pomimo tego, że jest stosunkowo nową dyscypliną zarządzania, na trwałe weszło już do świadomości osób związanych z realizacją projektów i innych działań zarządczych.

Istnieje bardzo wiele definicji słowa projekt. Poniżej przedstawiamy jedną z nich, wg nas najtrafniej definiującą projekt.

 

Projekt – jest to uporządkowany i ograniczony w czasie zbiór czynności i działań, mający na celu dostarczenie, w ramach ustalonych ograniczeń projektowych,  unikalnego produktu, usługi lub rezultatu.

 

Tymi ograniczeniami projektowymi, zwanymi również  trójkątem (lub macierzą) ograniczeń projektowych są:

-zakres projektu

-budżet projektu

-czas realizacji projektu

 

Od pewnego czasu, większość osób związanych z realizacją projektów (w tym również i my) dołączają czwarte ograniczenie projektowe – jakość projektu

 

Wszystkie te ograniczenia projektowe są ze sobą sztywno połączone, tzn. zmiana jednego z nich musi spowodować zmianę co najmniej jednego z pozostałych ograniczeń (niektórzy o tym zapominają lub próbują zapomnieć).

 

Przykładowo jeśli chcemy skrócić czas realizacji projektu, musimy albo zredukować zakres projektu, albo zwiększyć budżet projektu (np. zatrudniając dodatkowe osoby do jego realizacji). Możemy też zgodzić się na gorszą jakość danego projektu. Nie możemy jednak skrócić projektu bez zmiany pozostałych parametrów projektu.

 

W powyższej definicji projektu znajdziemy jeszcze 2 istotne wskazówki na temat tego czym jest (a czym nie jest) projekt:

-Projekt jest ograniczony w czasie, tzn. musi się kiedyś rozpocząć, ale musi się też kiedyś zakończyć

-Każdy projekt ma pewien określony, unikalny cel (który powinien być dobrze zdefiniowany i zapisany, np. w Karcie Projektu (Project Charter)

 

Na zarządzanie projektem składa się wiele czynności i zadań projektowych. Mogą być one pogrupowane ze względu na obszary wiedzy zarządzania projektami  lub różnego rodzaju procesy projektowe. Lista procesów projektowych, w zależności od używanej metodologii czy zastosowanej metodyki, może zawierać od kilku do kilkudziesięciu procesów. Poniżej przedstawione zostaną procesy z powszechnie akceptowanych metodyk i standardów zarządzania projektami – PMBOK oraz PRINCE2

Procesy w zarządzaniu projektami

Zgodnie z PMBOK, procesy możemy podzielić ze względu na:

1)      obszary wiedzy, których dotyczą poszczególne procesy, czyli:

  1. Zarządzanie integracją projektu (Project Integration Management)
  2. Zarządzanie zakresem projektu (Project Scope Management)
  3. Zarządzanie czasem w projekcie (Project Time Management)
  4. Zarządzanie kosztami projektowymi (Project Cost Management)
  5. Zarządzanie jakością w projekcie (Project Quality Management)
  6. Zarządzanie zasobami ludzkimi (Project  Human Resource Management)
  7. Zarządzanie komunikacją w projekcie (Project Communications Management)
  8. Zarządzanie ryzykiem projektowym (Project Risk Management)
  9. Zarządzanie kontraktami w projekcie (Project Procurement Management)

lub

2)      grupy procesów zarządzania projektami

  1. procesy inicjacji,
  2. procesy planowania,
  3. procesy wykonania i realizacji,
  4. procesy monitorowania i kontroli,
  5. procesy zakończenia

 

Procesy wg PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

1)      Procesy inicjalizacji projektu (Initiating Process Group)

  1. Przygotowanie karty projektu (Develop Project Charter)
  2. Identyfikowanie udziałowców projektu (Identify Stakeholders)

2)      Procesy planowania projektu (Planning Process Group)

  1. Przygotowanie planu zarządzania projektem (Develop Project Management Plan)
  2. Zbieranie wymagań (Collect Requirements)
  3. Definiowanie zakresu (Define Scope)
  4. Tworzenie WBS (Work Breakdown Structure) (Create WBS)
  5. Definiowanie czynności (Define Activities)
  6. Określenie kolejności czynności (Sequence Activities)
  7. Szacowanie zasobów dla czynności (Estimate Activity Resources)
  8. Szacowanie czasu trwania czynności
  9. Tworzenie harmonogramu czynności (Develop Schedule)
  10. Szacowanie kosztów (Estimate Costs)
  11. Tworzenie budżetu (Determine Budget)
  12. Planowanie jakości (Plan Quality)
  13. Przygotowanie planu zarządzania zasobami ludzkimi (Develop Human Resource Plan)
  14. Planowanie komunikacji (Plan Communications)
  15. Planowanie zarządzania ryzykiem (Plan Risk Management)
  16. Identyfikowanie ryzyk (Identify Risks)
  17. Analiza jakościowa ryzyka (Perform Qualitative Risk Analysis)
  18. Analiza ilościowa ryzyka (Perform Quantitative Risk Aanalysis)
  19. Planowanie reagowania na ryzyko (Plan Risk Responses)
  20. Planowanie kontraktów (Plan Procurements)

 3)      Procesy wykonania i realizacji projektu (Executing Process Group)

  1. Kierowanie i zarządzanie realizacją projektu (Direct and Manage Project Execution)
  2. Zapewnianie jakości w projekcie (Perform Quality Assurance)
  3. Organizowanie zespołu projektowego(Acquire Project Team)
  4. Rozwijanie zespołu projektowego (Develop Project Team)
  5. Zarządzanie zespołem projektowym (Manage Project Team)
  6. Rozprzestrzenianie informacji (Distribute Information)
  7. Zarządzanie oczekiwaniami udziałowców projektu (Manage Stakeholder Expectations)
  8. Przeprowadzanie zamówień (Conduct Procurements)

4)      Procesy monitorowania i kontroli projektu (Monitoring & Controlling Process Group)

  1. Monitorowanie i kontrola pracy projektowej (Monitor and Control Project Work)
  2. Zarządzanie zintegrowaną kontrolą zmian (Perform Integrated Change Control)
  3. Weryfikowanie zakresu (Verify Scope)
  4. Kontrola zakresu (Control Scope)
  5. Kontrolowanie harmonogramu (Control Schedule)
  6. Kontrolowanie kosztów (Control Costs)
  7. Przeprowadzanie kontroli jakości (Perform Quality Control)
  8. Raportowanie postępu prac (Report Performance)
  9. Monitorowanie i kontrola ryzyk (Monitor and Control Risks)
  10. Zarządzanie kontraktami (Administer Procurements)

 5)      Procesy zamykania projektu (Closing Process Group)

  1. Zamykanie projektu lub fazy (Close Project or Phase)
  2. Zamykanie kontraktów (Close Procurements)

W sumie PMBOK wyróżnia 42 różne procesy

Powyższe zestawienie procesów powstało na podstawie dwóch źródeł:

– A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Fourth Edition, PMI, USA, 2008.
– http://wikipedia.org/

 

Procesy w PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)

W PRINCE2 procesy zgrupowane są w kilku różnych grupach procesów:

  1. Uruchomienie projektu (Starting up a project)
  2. Inicjowanie projektu (Initiating a project)
  3. Planowanie (Planning)
  4. Zarządzanie wytwarzaniem produktu (Managing product delivery)
  5. Kontrolowanie etapu (Controlling a stage)
  6. Zarządzanie granicami etapu (Managing stage boundaries)
  7. Zarządzanie projektem (Directing a project)
  8. Zamykanie projektu (Closing a project )