Praktycznie każdy projekt może zakończyć się porażką. I w większości projektów tak się dzieje… Dla niektórych projektów będzie to całkowita porażka (np. niewywiązanie się z kontraktu skutkujące brakiem zapłaty ze strony zamawiającego), dla niektórych zaś projektów będzie to częściowa porażka (np. przekroczenie budżetu o 10%). Dlaczego tak się dzieje? Czy można temu zaradzić? Jakie są najczęstsze przyczyny niepowodzeń projektów? O tym wszystkim poniżej.

 

Czym jest sukces projektu?

Każdy projekt może mieć inaczej zdefiniowany sukces projektu, aczkolwiek definicja sukcesu (kryteria sukcesu) w większości projektów dotyczyć będzie spełnienia jednego lub dwóch z ograniczeń projektowych, (tzw. trójkąt ograniczeń projektowych).

Na etapie definiowania projektu musimy ustalić priorytety, tzn. określić, które z ograniczeń projektowych będzie miało dla nas największe znaczenie, które mniejsze, a z którym będziemy się najmniej liczyć (dla przypomnienia: te ograniczenia projektowe to zakres projektu, budżet projektu, czas realizacji projektu oraz, jeszcze niedawno niedoceniana, jakość projektu).

 

Przykładowo sukces projektu może być określony jako:

Dostarczenie oprogramowania zgodnego z dostarczoną specyfikacją na targi w Berlinie odbywające się 15.07.2013r.

Mamy tu 2 ograniczenia – zakres projektu, który definiowany jest przez specyfikację oraz czas realizacji projektu – oprogramowanie musi być gotowe na targi w Berlinie. Teoretycznie naszym ograniczeniem jest tu również, jak w każdym projekcie, jakość i budżet projektu, ale poprzez takie zdefiniowanie celu naszego projektu, dopuszczamy możliwość zarówno zwiększenia budżetu, jak i ograniczenia jakości podczas realizacji projektu.

Bezpieczne wysłanie i sprowadzenie z powrotem promu kosmicznego z załogą w ramach programu Explorer.

Dla tak zdefiniowanego sukcesu projektu najważniejsza będzie jakość oraz (najprawdopodobniej) zakres projektu. Zarówno czas realizacji, jak i budżet projektu, będą mieć drugorzędne znaczenie (chociaż one też będą podlegać pewnym ograniczeniom w ramach realizacji programu Explorer).

Cele projektów (a co za tym idzie kryteria sukcesu projektów) mogą być bardzo różne i powinny być bardzo dokładnie zdefiniowane, aby uniknąć problemów z priorytetami w trakcie realizacji projektów.

 

Dodatkowo, jeśli chodzi o kryteria sukcesu projektu oraz cele projektu powinniśmy mieć na uwadze 2 bardzo istotne kwestie:

1)      Każdy członek zespołu projektowego, beneficjent projektu czy osoba w jakiś sposób związana z realizacją projektu, mogą mieć i będą mieć własne cele związane z danym projektem. Jako kierownik projektu musimy je spróbować określić i sprawić, aby były zgodne (lub przynajmniej nie sprzeczne) z ogólnym celem projektu

2)      Niektóre firmy czy organizacje projektowe próbują nadać najwyższy priorytet wszystkim 3(4) ograniczeniom projektowym. Jednak w rzeczywistości praktycznie nie ma projektów, w których wszystko idzie w 100% zgodnie z harmonogramem, zawiera się w budżecie i spełnia kryteria jakości. Zadaniem Project Managera jest uświadomienie tego Zarządowi lub organom nadzorującym i zapewnienie zdefiniowania priorytetów na jak najwcześniejszym etapie realizacji projektu

Niestety nawet tak proste zadanie, jak poprawne zdefiniowanie celu i kryteriów sukcesu projektu, nie jest w rzeczywistości prostą czynnością. Przejdźmy teraz do przyczyn porażek projektów.

Różnego rodzaju przyczyny porażek projektów, w 99% (oszacowanie własne 🙂 ) związane są z osobami zaangażowanymi w realizację projektu lub osobami z otoczenia biznesowego projektu. W ten czy inny sposób (brak wiedzy, złe podejście, brak doświadczenia, osobista niechęć) ludzie przyczyniali się i będą się przyczyniać do porażek projektów. Naprawdę losowe przyczyny (np. powódź na pustyni), stanowią bardzo mały odsetek niepowodzeń projektowych.

 

Najczęstsze przyczyny porażek projektów:

1)      Brak odpowiednich kompetencji lub wiedzy osób realizujących projekt (w szczególności Project Manager’a)

2)      Brak zaangażowania i wsparcia ze strony kierownictwa firmy, w której realizowany jest projekt

3)      Niedoszacowanie kosztów

4)      Zmiana priorytetu projektu w stosunku do innych, współrealizowanych przez zespół projektów

5)      Źle zdefiniowane lub zbyt ogólne wymagania projektowe

6)      Źle zdefiniowane lub zbyt ogólne cele projektowe

7)      Źle zdefiniowane lub zbyt ogólne kryteria sukcesu projektu

8)      Brak zdefiniowanych lub źle zdefiniowane role, odpowiedzialności i kompetencje projektowe

9)      Brak lub słabo umocowana w strukturze firmy Rada projektowa (Project Board, komitet sterujący, etc). Ten problem powoduje, że w przypadku gdy potrzebna jest interwencja wykraczająca poza uprawnienia Project Managera (np. zwiększenie zasobów, brak zgody na odejście kluczowego członka zespołu projektowego), nie ma kto tego zrobić

10)  Cele „polityczne” różnych, zazwyczaj nieformalnych grup, biorą górę nad celami i uzasadnieniem biznesowym projektu

11)  Brak zaangażowania klienta w prace projektowe (na każdym etapie – od określenia wymagań aż po końcowy odbiór produktu projektu)

12)  Brak motywacji zespołu projektowego

13)  Brak współpracy lub nawet wrogość pomiędzy zespołem projektowym, kierownikiem projektu, klientem i innymi osobami związanymi z projektem (np. sponsorem projektu)

14)  Nieuwzględnienie zarządzania ryzykiem w projekcie (brak planu i dziennika ryzyk, brak zdefiniowania i monitorowania ryzyk, brak właścicieli ryzyk, etc.)

15)  Nieprzestrzeganie reguł, zasad, zaleceń i metodyk zarządzania projektami

 

Jak zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu projektu?

W każdym projekcie rozwiązanie jest bardzo proste – należy jak najbardziej ograniczyć lub całkowicie wykluczyć najczęstsze przyczyny porażek projektów.

Prawda że proste 🙂 ?